Aanvraag en indieningstermijnen
Om een evenement te mogen organiseren, heb je vaak een vergunning nodig. Hiervoor dien je een vergunningaanvraag in bij de gemeente. Gemeenten bepalen zelf hoeveel weken voor het evenement de aanvraag ingediend moet zijn (de indieningstermijn). Vaak is dit minimaal 8 weken voor kleinere evenementen en minimaal 12 weken voor grotere evenementen. Deze tijd is nodig omdat een vergunning niet zomaar afgegeven kan worden. De stukken moeten bekeken worden, soms moeten de hulpdiensten een advies geven en vaak moeten de stukken ook nog aangepast of aangevuld worden.
Als organisator wil je het liefst zo snel mogelijk een vergunning. Dan weet je waar je aan toe bent en kun je je verder volledig richten op het organiseren van je evenement. Neem daarom zo snel mogelijk contact op met de gemeente als je van plan bent een evenement te organiseren. Ook al zijn de plannen nog niet helemaal concreet, bij de gemeente kunnen ze je precies vertellen waar je rekening mee moet houden. Te vroeg van tevoren de vergunning ontvangen is ook niet wenselijk aangezien er in de tussentijd nog veel kan veranderen.
Risicoclassificatie
Sommige gemeenten hebben de indieningstermijnen gekoppeld aan de risicoclassificatie. Als je vaker hetzelfde evenement organiseert, kan de gemeente je vertellen met welke classificatie je rekening moet houden. Ga je een nieuw evenement organiseren dan is de risicoclassificatie nog niet bekend en weet je wellicht niet met welke indieningstermijn je rekening moet houden. Advies is dan ook om bij nieuwe evenementen in een zo vroeg mogelijk stadium contact op te nemen met de gemeente. Meer informatie over risicoclassificatie volgt bij Stap 3.
Welke informatie is nodig?
In Twente gebruiken alle gemeenten dezelfde basis voor de vergunningaanvraag. Er worden algemene vragen gesteld over de datum waarop het evenement plaatsvindt en de locatie, maar ook vragen over het aantal en type bezoekers. Ook wordt er gevraagd of er verkeersmaatregelen worden getroffen en of er beveiliging en/of EHBO wordt ingezet. Deze gegevens zijn belangrijk voor de gemeente en hulpdiensten om zich een beeld van het evenement te kunnen vormen.
Veiligheidsplan
Een aantal onderdelen uit de aanvraag komt ook terug in het veiligheidsplan. Het is natuurlijk niet nodig om twee keer hetzelfde op papier te zetten. Als je ook een veiligheidsplan opstelt dan mag je daar op het aanvraagformulier naar verwijzen.
