Organisatieprofiel

Benoem wie het evenement organiseert. Bijvoorbeeld een stichting of professioneel evenementenbureau. Onderstaande informatie zien we graag terug in het veiligheidsplan.

• Naam organisatie;
• Adres organisatie;
• Contactpersoon organisatie;
• Telefoonnummer organisatie;
• E-mailadres organisatie.

Dit onderdeel heeft niet te maken met de (veiligheids)organisatie tijdens het evenement. De evenementorganisatie moet je zien als degene die de voorbereidingen treft en bijvoorbeeld de vergunningaanvraag regelt.

Tijdens je evenement zijn waarschijnlijk één of meerdere mensen verantwoordelijk voor de veiligheid op je evenement. Dit kan op beperkte schaal zijn, maar bijvoorbeeld ook meerdere mensen die samenwerken binnen een centrale post veiligheid, veiligheidsteam of veiligheidsorganisatie. In het veiligheidsplan beschrijf je wie ten aanzien van veiligheid een rol heeft en op welke manier dit georganiseerd is. Hierbij is het handig om de volgende onderdelen te beschrijven.

• Welke functies onderdeel uit maken van je veiligheidsorganisatie;
• Wie welke functie heeft;
• Hoe hij/zij te bereiken is;
• Welke taken en verantwoordelijkheden horen bij de functie.

Dit kun je bijvoorbeeld op onderstaande manier makkelijk weergeven.

De veiligheidsorganisatie staat met elkaar in verbinding. Bijvoorbeeld via portofoons.
Neem een communicatieschema (organogram) op waaruit duidelijk blijkt hoe de onderlinge communicatie verloopt.

Hoe is de veiligheidsorganisatie herkenbaar? Dragen ze een hesje of shirt?

Tip: neem een foto van het hesje/kleding op in het veiligheidsplan.

Vindt er voorafgaande het evenement een briefing plaats? Zo ja, voor wie en wanneer?

Vinden er tijdens het evenement veiligheidsoverleggen plaats? Zo ja, wie zijn hierbij aanwezig, wanneer en waar?

Tijdens een veiligheidsoverleg bespreek je even kort de stand van zaken op dat moment.

• Wat is de sfeer op het evenement?

• Hoe is het weer?

• Verwachten we bijzonderheden tijdens de uitstroom van publiek?

• Bijzonderheden beveiliging

• Bijzonderheden geneeskundig

• Bijzonderheden verkeer

Tip: werk met een vaste agenda voor het veiligheidsoverleg en maak een rondje langs alle leden van de veiligheidsorganisatie of er nog bijzonderheden zijn?

Mocht het nodig zijn dan wil je dat de hulpdiensten zo snel mogelijk worden gebeld. Maar je wilt voorkomen dat meerdere mensen vanuit de organisatie de hulpdiensten alarmeren. Maak afspraken wie uit de veiligheidsorganisatie in principe 112 belt. Uiteraard geldt dat bij levensbedreigende situaties iedereen 112 kan bellen. Laat in dit geval wel aan de veiligheidsorganisatie weten dat 112 gebeld is, dan kan hier rekening mee worden gehouden. Bijvoorbeeld in verband met het vrijhouden van de wegen.

Beschrijf in het veiligheidsplan ook hoe de opvang van de hulpdiensten op het terrein is geregeld.

Niets is zo vervelend als klachten. Informeer omwonenden en omliggende bedrijven dan ook over je evenement. En probeer de eventuele overlast tot een minimum te beperken. 

Tip: geef omwonenden en bedrijven een telefoonnummer waar ze in acute gevallen terecht kunnen met vragen of problemen.

Neem in het veiligheidsplan op hoe je omwonenden en omliggende bedrijven gaat informeren.

Pers
Sta tijdens of na een calamiteit op je evenement niet zelf de pers te woord. Laat dit over aan de hulpdiensten en/of gemeente. Geef dit ook aan bij bijvoorbeeld vrijwilligers.