Advies vragen

Als organisator ben je verantwoordelijk voor het evenement en daarmee ook voor de veiligheid van bezoekers en eventuele deelnemers. Om een vergunning te krijgen, moet je laten zien dat je je bewust bent van de eventuele risico's die het evenement met zich meebrengt en moet je kunnen aantonen dat je hier op voorbereid bent. Dit doe je door (op tijd) een kwalitatief goede aanvraag te doen, met heldere plannen en duidelijke tekeningen.

Veiligheidsregio Twente is een samenwerkingsverband tussen hulpdiensten en de veertien Twentse gemeenten op het gebied van veiligheid. Naast het coördineren van de advisering vanuit de hulpdiensten bij de risico-evenementen heeft de veiligheidsregio ook een faciliterende rol. Zij ondersteunt gemeenten onder andere in het vergroten van het risicobewustzijn van evenementenorganisatoren, bijvoorbeeld door het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten en workshops en het beheren van deze evenementenwebsite. Daarnaast biedt zij handreikingen en stimuleert ze kennisdeling door het organiseren van regionale (thema)bijeenkomsten voor vergunningverleners.

De brandweer heeft een adviserende rol en richt zich op een aantal brandveiligheidsaspecten. Denk hierbij aan bereikbaarheid en bestrijdbaarheid van een incident, brandveiligheid van tenten en andere objecten inclusief toe te passen materialen, maximaal toe te laten aantal bezoekers, vluchtveiligheid van het publiek en het veilig gebruik van gasflessen ten behoeve van het bereiden van voedsel. Bij het opstellen van een advies toetst de brandweer of aan alle risico’s is gedacht en of er voldoende maatregelen door de organisatie worden getroffen om risico’s te voorkomen dan wel te verminderen. Dit wordt vervolgens verwerkt in het (maatwerk) advies. Voor of tijdens het evenement is de brandweer bereid om in samenspraak met de gemeente en eventueel andere disciplines een controle uit te voeren.

De GHOR en GGD adviseren gemeenten over geneeskundige aspecten bij evenementen. In een advies staan richtlijnen voor de geneeskundige hulpverlening en richtlijnen ter bewaking, bescherming en bevordering van de gezondheid. Voor dit laatste fungeert de GHOR als loket voor de GGD; de richtlijnen van de GGD neemt de GHOR mee in eventuele overleggen en in het uiteindelijke advies. De GHOR beoordeelt op basis van een adviesaanvraag of er ook afstemming met andere (geneeskundige) partijen nodig is. Zo kan er afstemming nodig zijn met de Regionale Ambulance Voorziening (RAV) voor de bereikbaarheid van een evenement. De GHOR en/of GGD kunnen ook een adviserende rol hebben bij een schouw of als er toezicht gehouden wordt.

De GGD Twente en GHOR Twente hebben folders en een standaardadvies ontwikkeld om gemeenten en organisatoren te informeren over (landelijke) richtlijnen en de wet- en regelgeving die op hun gebied van toepassing kunnen zijn op evenementen. Deze informatie kunnen gemeenten én organisatoren gebruiken. Het advies vanuit de GHOR is in belangrijke mate gericht op geneeskundige hulpverlening. Het accent bij de GGD ligt op de technische hygiënezorg.

Voor kleine evenementen kan de gemeente de richtlijnen uit het standaardadvies en de folders als voorwaarden opnemen in de vergunning. Wanneer de gemeente niet uit de voeten kan met de folders en het standaardadvies kan zij om maatwerkadvies vragen. Ook bij de evenementen die multidisciplinair opgepakt worden geven de GHOR en GGD een maatwerkadvies.

De politie is vanuit haar wettelijke taak verantwoordelijk en aanspreekbaar als het gaat om openbare orde en veiligheid. Zij adviseert de gemeente over de aspecten op het gebied van veiligheidsrisico’s met betrekking tot het evenement en verstoring van de openbare orde en veiligheid. Naast openbare orde en veiligheid is ook mobiliteit een belangrijk aandachtsgebied van de politie. Bij de vergunningaanvraag wordt onder andere door de politie in overleg met andere hulpverlenende instanties, de gemeentelijk wegbeheerder en verkeerskundige gekeken of een voorgestelde route en/of locatie mogelijk is, en of vanuit openbare orde en (verkeers)veiligheidsaspecten maatregelen gewenst zijn. Daarnaast is de politie verantwoordelijk voor de opsporing van strafbare feiten.

De burgemeester is op basis van de Gemeentewet belast met handhaving van de openbare orde en veiligheid en draagt hierdoor een verantwoordelijkheid. Ook is de burgemeester belast met de vergunningverlening voor en het toezicht houden op evenementen. Al wordt het opstellen van de vergunning en het houden van toezicht vaak door medewerkers van de gemeente gedaan.

Naast de burgemeester kan ook het college van B&W een rol hebben ten aanzien van evenementen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde als het gaat om geluids- of milieukwesties en bij verkeersbesluiten.

Binnen de gemeentelijke organisatie kunnen diverse partijen optreden als intern adviseur. Hierbij valt te denken aan vraagstukken op het gebied van milieu, verkeer, ruimtelijke ordening, constructies, veiligheid enz. Zij adviseren elk vanuit hun vakgebied. Een voorbeeld hiervan is de ambtenaar openbare orde en veiligheid. Daar waar het de openbare orde en/of veiligheid raakt heeft hij een adviserende rol.

Als organisator kun je dus met verschillende personen van de gemeente te maken krijgen. Maar vaak is de vergunningverlener voor jou het aanspreekpunt.