Evenementenprofiel

Nadat je beschreven hebt wie het evenement organiseert beschrijf je in dit hoofdstuk waar het allemaal om draait: het evenement. Wat ga je organiseren? Wie komen er? En waar vindt je evenement plaats? Een mooie titel hiervoor is Evenementenprofiel. Hieronder vind je een overzicht van de onderdelen die in dit hoofdstuk terug horen te komen.

Activiteitenprofiel

In het activiteitenprofiel beschrijf je wat je gaat organiseren. Maar naast een omschrijving van je evenement geef je nog meer informatie:

Datum evenement;
Tijdstip evenement;
Of er constructies (zoals podia, tribunes en tenten) geplaatst worden;
Of er brandgevaarlijke stoffen (zoals bij bakken en braden, vuurwerk, special effects en voertuigen) aanwezig zijn;
Of het een betaald evenement is;
De programmering.

Dit klinkt misschien wat vreemd. Maar door deze onderdelen te benoemen wordt inzichtelijk of er risico's ontstaan. Door het plaatsen van constructies bestaat namelijk de kans op het instorten hiervan. Of door een spetterende eindshow met vuurwerk kans op brand. Zeker als je evenement midden in de zomer (datum evenement) in een droge periode in de natuur plaatsvindt. Een betaald evenement kan helpen in het reguleren van je bezoekersaantallen. Alleen mensen met een geldig entreebewijs komen je terrein op. Maar wat als mensen (flink wat) geld betaald hebben voor een ticket en de artiest komt vervolgens niet opdagen. Dan kan de sfeer al snel omslaan.

Publieksprofiel

In het publieksprofiel geef je informatie over het publiek dat je verwacht. En misschien doen er wel deelnemers aan je evenement mee. De volgende onderdelen zien we graag terug in het publieksprofiel.

Publieksomvang

Hoeveel mensen zijn er in totaal aanwezig én hoeveel mensen zijn er op het drukste moment gelijktijdig aanwezig?

Publiekseigenschappen

Welke leeftijden verwacht je? Verwacht je dat de mensen wel een aantal glazen bier gaan drinken? Komen er mindervalide bezoekers? Kortom alles wat je over je bezoekers kunt vertellen.

Publiekssamenstelling

In welke samenstelling komen de bezoekers op je evenement? Zijn het voornamelijk individuen of vriendengroepen? Of juist gezinnen en families met opa en oma?

Verblijfsduur

Hoe lang zijn de bezoekers op je evenement? Vieren ze de hele dag en avond feest? Of komen ze slechts voor een aantal uurtjes?

Deelnemers

Doen er ook mensen mee aan je evenement? Bijvoorbeeld bij een hardloopwedstrijd of obstacle run. Wat kun je over hen zeggen? Hoeveel zijn het er? Zijn dit getrainde mensen?

Ruimtelijk profiel

In het ruimtelijk profiel beschrijf je waar je je evenement gaat organiseren. Ook in dit profiel zien we graag een aantal onderdelen terugkomen die je helpen risico's inzichtelijk te maken.

Locatie van het evenemententerrein

Waar (adres) vind je evenement plaats? Vind je evenement plaats op een locatie zonder adres zoals een weiland? Benoem dan de dichtstbijzijnde locatie en beschrijf waar het evenement plaatsvindt.

Bereikbaarheid van het evenemententerrein hulpdiensten

Hoe is de bereikbaarheid van het evenemententerrein voor hulpdiensten?

Invloed op bereikbaarheid voor de omgeving

Heeft het evenement invloed op de bereikbaarheid voor de omgeving? Bijvoorbeeld omdat bezoekers in omliggende straten of bermen gaan parkeren. Of omdat er files ontstaan.

De ruimtelijke omgeving van het evenemententerrein

Hoe ziet het evenemententerrein er uit? Vindt het evenement plaats in een stadscentrum met smalle straten? Of juist in een groot open afgelegen weiland met drassige ondergrond. Is er water op of in de directe omgeving van het evenemententerrein.

Verblijfplaats van het publiek

Vind je evenement plaats in een grote festivaltent of in de buitenlucht? Of misschien juist wel in allebei.

Eigendomsstructuur

Wie is eigenaar van het terrein waarop het evenement plaatsvindt? Door dit inzichtelijk te hebben is het makkelijker te bedenken aan wie je toestemming moet vragen om je evenement daar te kunnen organiseren. Ook ten aanzien van de aansprakelijkheid is het goed te weten wie eigenaar is van het terrein.

Samenloop met andere evenementen

Vindt er gelijktijdig in de directe omgeving nog een ander evenement plaats? Misschien hebben jullie evenementen wel invloed op elkaar en is het handig een aantal zaken af te stemmen. Bijvoorbeeld het verkeersplan.

Externe factoren

Als laatste zijn er ook nog een aantal externe factoren waar je met je evenement mee te maken kunt hebben. Bijvoorbeeld het weer of uitval van stroom.

Risicovol weer

Welke invloed heeft het weer op je evenement? De tijd van het jaar speelt hierbij uiteraard een belangrijke rol, maar ook de locatie van je evenement. Een evenement rondom kerst in de openlucht is sfeervol, maar kan ook koud en nat zijn. En een evenement in een groot open veld kan tijdens een zomerse onweersbui best risicovol zijn.

Vraag jezelf af van welke weersinvloeden je evenement last kan hebben. Beschrijf dit in je veiligheidsplan en geef aan hoe je hier mee omgaat. Dit begint met het weer (vroegtijdig) monitoren. Doe je dit zelf? Hou er dan rekening mee dat het weer zich lastig laat voorspellen en dat de diverse weersapps het niet altijd goed hebben. Wil je meer zekerheid en zelf ook geen werk hebben aan het monitoren van het weer? Laat dan een weersbureau specifiek voor jouw evenement het weer monitoren. Dit kan vaak al goedkoper dan je denkt.

Uitval voorzieningen

Hoe afhankelijk ben jij met jouw evenement van bepaalde voorzieningen? Kun je bijvoorbeeld op je evenement alleen met de PIN betalen, dan is de uitval van het betaalsysteem een drama. Of vind je evenement plaats in het donker? Dan wil je graag dat de lampen blijven branden. Denk van te voren na over wat de uitval van bepaalde voorzieningen voor jouw evenement betekent. Beschrijf dit en hoe je hierop voorbereid bent in het veiligheidsplan.